Мастерская знаний Интернет Предпринимателя Предпринимателям: почему вам нужно наладить как личный рабочий процесс, так и операционную систему компании.
Предпринимателям: почему вам нужно наладить как личный рабочий процесс, так и операционную систему компании.
Главная»Мастерская знаний»Предпринимателям: почему вам нужно наладить как личный рабочий процесс, так и операционную систему компании.

Я зашел в Starbucks, осмотрелся, и тут мне помахал мой приятель с которым я собирался здесь встретиться. Мы присели, чтобы обменяться последними новостями и поговорить о его растущем бизнесе – он заранее занял для нас столик.

После пары фраз о погоде, Дима сразу перескочил на рассказ о своих захватывающих планах своего бизнеса на ближайший год. Он сказал, что в 2015 году он сделал гораздо больше, чем планировал и теперь собирается инвестировать часть средств в развитие своей компании.

Вот в чем заключался рабочий процесс Димы в 2015 году:

  • Еженедельные посты в блоге
  • Еженедельный выпуск подкаста
  • Руководство одним сотрудником, который занимается клиентской поддержкой
  • Ежеквартальные вебинары о концепциях его продуктов
  • Маркетинг трех инфопродуктов
  • Запуск партнерских программ для дополнительных продуктов
  • Планирование новых живых офлайн мероприятий

Вот какие цели он ставит на 2016 год:

  • Привлечь к сотрудничеству копирайтеров, чтобы увеличить число постов в блоге
  • Нанять редактора для подкастов
  • Делать видео контент для публикаций на Youtube
  • Нанять редактора для видео
  • Запустить на рынок новое приложение
  • Запустить новое живое (офлайн) событие
  • Удвоить прибыль

Даже просто читать эти пункты – уже страшно, не говоря о том, чтобы все их выполнить, особенно если вы ведете свой бизнес в одиночку. Неудивительно, что предприниматели просто не успевают за всем уследить.

Проблема простая: чтобы сохранить свой бизнес на плаву, даже если это онлайн-бизнес, приходится очень много работать и взваливать на себя тонну проектов.

Вот тут обычно у большинства предпринимателей возникает вопрос: а что с этим делать на практике? Если я сейчас примерно на середине своего проекта, как мне понять, что я не «слетел с трассы»?

Секрет заключается в организации как личного рабочего процесса, так и в создании операционной системы для вашего бизнеса. Я хочу поделиться некоторыми вещами, так что вы сможете научиться проверенным приёмам, которые сделают жизнь вашего бизнеса гладкой, как шелк.

Настраиваем личный воркфлоу

Организация личного воркфлоу заключается в том, чтобы распланировать вашу работу по неделям и убедиться, что вы движетесь к цели.

Начните с инвентаризации всего, что вы делаете для того, чтобы ваш бизнес работал на ежедневной, еженедельной и ежемесячной основе. Подумайте о таких вещах, как ваш блог, подкаст, видео контент, соцсети, бухгалтерия, клиентская поддержка, почта, отслеживание партнерок и так далее.

Убедитесь, что ничего не забыли (иногда мы не учитываем задачи, которые настолько укоренились в нашей повседневной деятельности, что мы уже и забыли, насколько они критичны для дела).

Далее отметьте каждую задачу как ежедневную, еженедельную и ежемесячную.  Для еженедельных задач обязательно укажите день недели. Если вы публикуете подкаст каждую пятницу, вероятно, лучше всего записывать его по понедельникам, редактировать по средам, планировать его публикации в четверг, а в пятницу рассылать его подписчикам. Сделайте это для каждого пункта в вашем списке.

Приятная часть процесса: вам не нужно отслеживать все эти пункты каждый день или каждую неделю, если вы будете использовать программы для управления задачами. Будь то Asana, Basecamp, Evernote или что-то ещё – вы можете установить повторяющиеся задачи. Например, если вы записываете подкаст в понедельник, вы можете установить задачу на понедельник и задать повтор на каждый понедельник.

Если вы создадите такие «напоминалки» для всех ваших повторяющихся дел, вы сможете перестать о них думать – пусть программы, которые созданы для этого, думают за вас.

Когда ваша постоянная работа распланирована надолго вперед, у вас высвобождается масса ресурсов, чтобы сосредоточиться над главным в вашем проекте.

Обычно работа над проектом включает в себя такие моменты как создание продукта, составление писем для автоматической рассылки, или работа над новым приложением. В основном, всё это можно сделать один раз и дальше просто поставить на поток и поддерживать эти процессы в рабочем состоянии.

Когда вы привыкнете вот так планировать свою работу, вы поймёте сколько высвободившегося времени вы сможете уделять своему проекту. Исходя из этого, каждую неделю вы сможете планировать конкретное время для этого. К примеру, если у вас клиентская поддержка и запись подкаста каждый понедельник, и вы всё время в деле, вы можете выделить 2-4 часа для самых важных дел.

Далее мы поговорим об организации работы компании, или создании операционной системы для компании, системы чекинов и чекаутов, которая предназначается для еженедельного использования во всём рабочем процессе, даже если вы индивидуальный предприниматель и работаете один.

Создание Операционной Системы Компании

Если персональный воркфлоу поможет вам определить и запланировать наиболее важные дела, то организация работы компании поможет вам или вашей команде отслеживать рабочий процесс, смотреть, что уже сделано и что ещё предстоит сделать. Это поможет вам и вашей команде отчитываться друг перед другом, отмечать победы и вообще держать на виду все далеко идущие планы.

Еженедельные чекины и чекауты (планерки и подведение итогов)

Первый и важнейший элемент большой системы организации работы компании — это система еженедельных чекинов/чекаутов. Еженедельный чекин – это что-то вроде планёрки, на которой вы составляете список дел.

Наш чекин посвящен трем вопросам:

  1. Какой у вас план работы на ближайшую неделю?
  2. В какие дни вас не будет на работе?
  3. В чём вам нужно помочь?

Какая планерка помогает установить четкие ожидания от работы в конце недели, это готовит вашу команду к самостоятельной работе тогда, когда вы вне офиса, и это поможет понять, как мы в команде можем помочь друг другу в выполнение каких-либо задач. Обычно в понедельник утром первое, что мы делаем — такой вот чекин.

Дальше, в конце недели у нас чекаут, и здесь мы отвечаем на такие вопросы:

  1. Что вы сделали на этой неделе?
  2. В какие дни вы отсутствовали?
  3. Моё мнение относительно следующей недели: я честно признаюсь команде, что я сделал и чего не сделал, даю им знать, буду ли я отсутствовать и когда именно (если да) на следующей неделе, обозначаю свои намерения касательно организации моего личного рабочего процесса (воркфлоу). Обычно я отвожу время на то, чтобы составить подробный список дел на неделю, поэтому в понедельник я просто копирую его, вставляю и приступаю к работе. Чекауты обычно у нас по пятницам.

Еженедельные встречи команды

Второй важный элемент для организации работы всей компании – это еженедельные собрания.  Мы обычно собираемся и в течение часа обсуждаем идеи, принимаем решения о том, как нам двигаться дальше и как каждому из нас быть эффективным, так как мы работаем удаленно. Мы устраиваем такие встречи вечером в среду, и это отлично разбавляет неделю.

В первую среду каждого месяца мы устраиваем полуторачасовое собрание, чтобы посмотреть на работу над проектом, которую мы намереваемся сделать в течение месяца, что мы уже сделали, и ставим цели на месяц вперед.

Первую среду каждого квартала (январь, апрель, июль, октябрь) мы посвящаем 2-3 часа стратегическому планированию. Это самое время, чтобы оглянуться и просмотреть наш годовой план, отметить, какие цели уже выполнены, обсудить, есть ли у нас новая информация, согласно которой мы должны поменять планы, и затем составить планы на квартал вперед. Это как мини-годовое планирование.

Чтобы такие собрания были максимально полезными, перечитайте 60 страницу книги (Al Pittampali, Read This Before Our Next Meeting).  Это отличный формат встреч для наибольшей продуктивности всей команды.

ОДИН-НА-ОДИН (Предприниматели-одиночки могут пропустить эту часть)

В очень маленьком бизнесе взаимопонимание в команде решает всё.  Мы решили, что в нашем случае еженедельные встречи важны для планирования дел, принятия ключевых решений для бизнеса. Мы сосредоточены на повестке дня и доведении наших дел до конца, и у нас нет кучи времени чтобы говорить о личной эффективности или трепаться о новых идеях просто ради веселья.

Встречи один-на-один которые мы устраиваем между нашими работниками менее упорядочены, позволяют нам приятно провести время, поговорить о личной жизни друг друга, обсудить новые идеи относительно книги или подкаста.

Вы думаете, что это пустая трата времени, однако, работает ли ваша команда дистанционно или находясь в одном офисе, я думаю вы поймете, какое большое значение имеют такие встречи. Они помогут найти общее понимание и понять, куда двигаться дальше, помогают построить сотрудничество наилучшим образом и вообще создают культуру в команде. Культура — это крайне важный элемент в командной работе.

Общий календарь отпусков (ИП могут пропустить эту часть)

Последний важный элемент в организации работы нашей компании — это совместный календарь отпусков. Как и многие стартапы и компании с высокой занятостью сотрудников, у нас нет политики каникул. У нас есть что-то вроде: не спеши и наслаждайся жизнью, однако и делай свою работу хорошо.

Это прекрасный аспект работы в таком проекте как Master Generation, но иногда это вызывает беспокойство, если вдруг команда не может договориться между собой – кто и когда отдыхает. Простым решением для нас оказался Google-календарь, в котором мы все отмечаем даты наших каникул и путешествий сразу, как только понимаем, что они у нас состоятся.

Это простой способ планировать нашу работу вокруг нашей жизни и это очень ценно.

Вернемся к Диме

Помните Диму из начала поста?  Он ушел с нашей встречи с чётким планом на первый квартал года, персональным воркфлоу и началом создания операционной системы для компании. Эти три вещи были ему необходимы, чтобы почувствовать, что у него есть четкое представление о целях, которые он хочет достичь.

Мы пока не видели результатов, но я подозреваю, что они будут впечатляющими. В конце концов, я знаю, что это успешно сработало для Master Generation и других наших проектов с тех пор как мы применили эти советы для нашего бизнеса. Думаю, это будет так же полезно и для вас.

Какие у вас есть вопросы?  Вы делали что-то подобное в вашем бизнесе? Дайте знать об этом в комментариях.

Было полезно? Жми «нравится»!
Напишите ниже в комментариях, что ценного Вы узнали: